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10 ago 2018

CONTROL DE COSTES EN LAS GRANDES CONSTRUCTORAS

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La planificación siempre ha sido una de las herramientas básicas de las empresas constructoras, a la hora de acometer los grandes proyectos que se han construido en las últimas décadas, aunque he de mencionar que, por ejemplo, en la época dorada de la construcción en España, las principales preocupaciones eran “producir” en el plazo de proyecto estimado, utilizando para ello los recursos que fueran necesarios.

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Lo que pretendo subrayar es que, aunque todos los proyectos deben aportar la información necesaria y suficiente para ejecutarlo, es prácticamente imposible abarcar y cubrir todas las áreas del proyecto de tal manera que no se encuentren divergencias entre la construcción y diseño. De hecho, la ejecución en la vida real de un diseño de obra civil es una actividad que implica muchos imprevistos, que deben solucionarse en un corto plazo de tiempo para no afectar al rumbo del proyecto. Todo ello implica unas grandes variaciones de costes con respecto a lo estimado en la planificación, que se deben controlar para que el resultado final de la obra sea uno positivo para la empresa constructora.

Importancia del control de costes en la actualidad

La construcción es uno de los sectores que ha sufrido más cambios sustanciales en los últimos años. Con la intensificación de la competencia, la globalización de los mercados, la demanda de artículos más modernos, la velocidad con la que surgen nuevas tecnologías, el aumento del nivel de exigencia de los clientes –sean los usuarios finales o no– y la limitada disponibilidad de recursos financieros para llevar a cabo los proyectos, las empresas se han dado cuenta de que es imprescindible invertir en los procesos de gestión y control, ya que sin estos sistemas de dirección se pierden de vista los principales indicadores: el tiempo, el coste, el beneficio, el retorno de la inversión y el flujo de caja. La información rápida es un recurso que vale oro.

En este contexto, los procesos de planificación y control pasan a desempeñar un papel principal en las empresas, ya que tienen un fuerte impacto en el rendimiento de la producción. Los estudios realizados en diversos países demuestran que las deficiencias en la planificación y en el control se encuentran entre las principales causas de la baja productividad del sector, de sus elevados sobrecostes y de la baja calidad de sus productos.

Especialmente en España, la percepción del sector de la construcción sobre la necesidad y la validez de la planificación ha experimentado un cambio radical en los años de la última crisis.

Hoy en día, después de la fuerte crisis mundial que se ha sufrido, ya no hay tanta disponibilidad de recursos financieros para los proyectos de gran envergadura y cada vez se exige más rigor a la hora de estudiar y presentar una oferta a los constructores. Dicha oferta deberá ser lo más completa posible y muy estudiada desde el punto de vista de plazos de tiempo y costes asociados porque cada vez se tiende a evitar los famosos “modificados” o Variation Orders que, antiguamente, le permitía al constructor ir a licitación con una oferta peor estudiada y con un valor económico más bajo que la competencia.

Así surge la importancia del departamento de control de proyecto que se encarga prácticamente de asegurar que el proyecto (proyectos de gran envergadura, con presupuestos superiores a 100 millones de euros) sigue la trayectoria marcada en la planificación y en la oferta presentada.

¿Cómo se organiza el departamento de control de proyecto?

Dentro del departamento de control de proyecto tenemos la siguiente estructura de control:

Quantity surveyor, o control de mediciones-Es el eslabón de unión entre el departamento de producción y el departamento de cost control. Existe una fuerte relación entre los jefes de obra, jefes de producción y los quantity surveyors porque prácticamente hay que “traducir” toda la información que llega de la obra en mediciones conforme al Bill of Quantities del proyecto. Aquí la responsabilidad es la de control de las mediciones, tanto las reales ejecutadas, como las teóricas de proyecto. A partir de los datos recopilados, los encargados de esta sección del departamento de control de proyectos preparan las proformas para los subcontratistas con los cierres mensuales(costes) y también preparan la producción y la certificación mensual. Además organizan los costes procedentes de las proformas según los centros de costes establecidos, para asociar cada unidad de trabajo a su centro de costes, evitando de esta manera desviaciones de costes  o sobrecostes innecesarios.

Área de planificación,” planners”– Son los encargados de actualizar el programa de trabajo o plan de obra en función de la evolución del proyecto. Estudian las desviaciones de tiempo que puede haber y estudian las posibles causas para esas desviaciones de tiempo. Enlazan todas las actividades del proyecto con los plazos estimados de ejecución. Esta sección del departamento tiene también una gran conexión con el departamento de producción.

Actualmente se utilizan varios programas para este control, en el caso de mi proyecto se utiliza el programa denominado PRIMAVERA.

Control de costes “Cost controller”Son los encargados de contrastar si los costes mensuales que llegan desde el departamento de producción siguen la trayectoria especificada en la planificación inicial de proyecto donde se estimaron todos los costes unitarios por actividad (movimiento de tierras, drenaje, estructuras, vías, arquitectura e instalaciones…). Básicamente deben ser capaces de detectar si existen desviaciones de costes y si es así por qué. Además, verifican todas las facturas y se aseguran de que se han distribuido por cada centro de coste que le corresponde.

Los cost controller tienen una fuerte conexión con el departamento de administración y con los quantity surveyor.

Project control manager Es la persona encargada de organizar todo el equipo implicado en su departamento. Es la máxima responsable en cuanto a la justificación de desviaciones de costes y sobrecostes ya que tiene directa implicación en la toma de decisiones del proyecto. Se encarga de realizar los informes mensuales de avance de la obra, tanto progreso físico como financiero.

Antiguamente en las obras, el departamento de producción (el jefe de obra, los jefes de producción) eran los encargados de controlar sus costes en función de la producción de cada mes y con ese ligero control era suficiente. Hoy en día, la rigurosidad impuesta por el cliente y por las propias empresas constructoras hacen que sea necesario la formación de este nuevo departamento de control de proyecto, necesitando cada vez personas mas especializadas y experimentadas con la esperanza de obtener un control en tiempo real de los plazos de tiempo y de los costes asociados al proyecto para que se puedan tomar decisiones rápidas bien justificadas.

Autor: BOGDAN N. BALTATESCU

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1 Response

  1. Estimados, Alguien que hable español y me pueda contar de que se trata esto? Actualmente estoy trabajando para la fundación victor jara y recopilo información de lo que pasa en el mundo en torno al recuerdo de victor Espero alguien pueda escribirme y ponerse en contacto, lo necesitamos con urgencia. Saludos y viva la Victor.

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